Waarom een notulist inhuren? Deel 1: notuleren van conflictsituaties

Er zijn verschillende redenen te bedenken waarom u een externe notulist zou inhuren. Zo heeft de ene organisatie geen eigen notulist beschikbaar, komt de andere organisatie tijd te kort, en vaak willen beide organisaties geld besparen. Er zijn ook situaties waarin een externe notulist niet alleen wenselijk, maar ook noodzakelijk is. In deze blogserie gaan we in op deze diverse situaties. In deel één van deze serie nemen wij u mee in het notuleren van conflictsituaties.

Het vergaderlandschap in Nederland is zeer divers. Vergaderingen kunnen verschillende doelen dienen, zoals informeren of evalueren. Daarnaast zijn er ook vergaderingen waarin men tot overeenstemming wil komen. Denk bijvoorbeeld aan vergaderingen van een Vereniging van Eigenaren en bijeenkomsten van een ondernemingsraad. Bij deze besprekingen is er vaak sprake van tegengestelde belangen van waaruit verhitte discussies kunnen ontstaan. Het notuleren van conflictsituaties biedt in deze gevallen een grote meerwaarde en is daarmee niet alleen wenselijk, maar vaak ook noodzakelijk.

Notuleren van conflictsituaties is… achteraf geen discussie

Er wordt weleens gezegd dat een ongeluk in een klein hoekje zit. Hetzelfde geldt voor het ontstaan van conflictsituaties. Vooral als deelnemers in een vergadering vanuit een eigen rol deelnemen kunnen vriendelijke onderhandelingen snel uitmonden in een conflict. Zoals bijvoorbeeld bij de rol van een directie en de rol van vakbonden in cao-overleggen.  Een notulist inhuren biedt u in dit soort situaties handvatten om de vergadering of bespreking goed vast te leggen én op te volgen.  Door een onafhankelijke notulist in te huren kunnen deelnemers achteraf niet stellen dat de notulen met een verborgen agenda zijn opgesteld.

Notuleren van conflictsituaties is… een neutrale partij

Het notuleren van conflictsituaties door een externe notulist geeft u een objectieve weergave van wat er is besproken tijdens een vergadering.  Daarnaast is een externe notulist een neutrale partij binnen de vergadering. De notulist heeft geen belang bij de vergadering en mengt zich niet in de discussie. Als buitenstaander kan de notulist zich richten op de argumenten van de verschillende partijen. Door zijn objectiviteit wordt hij niet meegesleept in oplopende emoties.  Door deze neutraliteit kan de notulist een objectief verslag maken welke vaak noodzakelijk is om een goede opvolging te kunnen geven aan vergaderingen met conflicten.

Notuleren van conflictsituaties is... een zorgvuldig verslag

Ook voor situaties waarin het om het oplossen van conflicten gaat, is het belangrijk om uitkomsten juist en volledig vast te leggen. Zoals bijvoorbeeld bij mediation gesprekken tussen partijen die niet (direct) over willen gaan tot juridische stappen. Het komen tot een oplossing is hierbij van groot belang. Het is daarbij dan ook noodzakelijk dat zaken zo zorgvuldig mogelijk worden genotuleerd. In een vergadering kunnen gemoederen hoog oplopen. Deelnemers zijn zich niet altijd bewust van de woorden die zij gebruiken.Het notuleren van conflictsituaties dient daarom niet alleen juist en volledig te worden gedaan, maar ook zorgvuldig. De essentie van argumenten moet niet verloren gaan, maar niet iedereen vindt het fijn om zijn of haar harde woorden terug te lezen in een verslag dat breed wordt gedeeld. In deze gevallen kan een professionele notulist u helpen. Door jarenlange ervaring kan de notulist snel tot een evenwicht komen en zo niet alleen een goed, maar ook zorgvuldig een verslag leveren. Zo voorkomt u dat er wederom een conflict ontstaat om het geen wat is gezegd, maar niet is bedoeld.