Elf tips voor vergaderen op afstand in tijde van corona

Vergaderen op afstand komt tegenwoordig steeds vaker voor. Niet alleen is het niet meer van deze tijd dat iedereen op één locatie aanwezig is door o.a. globalisatie, ook spelen recente ontwikkelingen zoals het Coronavirus een grote rol in de opmars van het online vergaderen via video- en/of conference calls. Dit vergaderen op afstand is echter niet precies hetzelfde als ‘gewone’ vergaderingen waar je met alle deelnemers in een vergaderzaal zit. Er zijn enkele belangrijke basisprincipes van effectief en efficiënt vergaderen die een grote rol spelen bij een succesvolle online vergadering. In dit artikel geven wij je elf tips (plus een bonustip) om eenvoudig op afstand te vergaderen.

Maak een succes van online vergaderingen

Om een succes te maken van online bijeenkomsten, zoals video- en/of conference calls via programma’s als Skype, Microsoft Teams en Google Hangouts, is het verstandig om een aantal basisprincipes aan te houden. Wil jij het meeste halen uit jouw vergaderingen op afstand?

Gebruik dan deze elf tips:

1.     Bereid je (goed) voor;

2.     Wees op tijd;

3.     Zorg voor een eenvoudige inlogprocedure;

4.     Introduceer jezelf als je spreekt;

5.     Let op je lichaamstaal;

6.     Laat mensen uitspreken;

7.     Let op de hardware-eisen;

8.     Zorg voor goed internet;

9.     Vermijd achtergrondgeluiden en afleidend beeld;

10.  Wees geconcentreerd en houd het kort en bondig;

11.  Verhoog de relevantie met collaboration-tools.

‍

 1. Bereid je (goed)voor

Of je nu de organisator van de vergadering bent, of je bent alleen deelnemer,zorg dat je goed voorbereid de vergadering in gaat. Zo kan er effectieververgaderd worden en weet iedereen precies wat het doel en de inhoud van devergadering is. Als organisator is het daarnaast van belang om te weten wie opwelke wijze aan de vergadering deelneemt. Maakt iemand gebruik van zijnsmartphone, weet dan zijn of haar telefoonnummer in geval van niet werkendeverbinding of software.

2. Wees op tijd‍

Niets is zo vervelend dan tijdens een bijeenkomst te moeten wachten op anderedeelnemers. Wachten in een online omgeving of aan de telefoon wordt vaak zelfsals storender ervaren dan wachten op een collega in een fysieke vergaderruimte.Zoals je bij een fysieke vergadering een paar minuten voor aanvang richting devergaderzaal loopt, log je bij een video- en/of conference call ietsvoor de afgesproken tijd in. Zo is iedereen op tijd ingelogd en kan devergadering op het afgesproken tijdstip van start.

3. Zorg voor een eenvoudige inlogprocedure

‍In het verlengde van bovenstaande, is het net zo vervelend om tijdens eenonline vergadering niet te kunnen inloggen. Niet alleen voor de betreffendedeelnemer zelf, maar ook voor alle anderen die vervolgens moeten wachten omdater veel tijd verloren gaat aan inloggen. Om in te loggen bij een video-en/of conference call, heb je vaak eeninlogcode of link nodig. Als organisator is het handig om deze op tijd door testuren, bijvoorbeeld in de agenda-uitnodiging, en als deelnemer is het handigom hier op tijd om te vragen als je deze nog niet hebt ontvangen. Dat scheeltonnodige wachttijd en ergernis bij deelnemers.

4. Introduceer jezelf als je spreekt

‍Tijdens een fysieke vergadering is het eenvoudig te zien wie er spreekt. Bijvergaderingen op afstand is dit lang niet altijd het geval. Er kan sprake zijnvan een slechte beeldverbinding met bijvoorbeeld vertraging, of er is überhauptgeen beeld aanwezig. Als je begint met spreken, is het dan ook handig om tezeggen wie je bent. Zo is het voor iedereen duidelijk wie er aan het woord isen kan ook een eventueel verslag op de juiste wijze worden opgesteld. Herhalingis hierbij vaak ook handig, zeker als het gaat om een groep mensen die elkaarnog niet zo goed kent. Sommige stemmen lijken via de verbinding zo erg opelkaar dat het voor verwarring kan zorgen.

5. Let op je lichaamstaal

‍Bij vergaderen op afstand via video- en of conference call is het belangrijk omje bewust te zijn van jouw non-verbale signalen. Waar deze tijdens een fysiekevergadering (relatief) makkelijk op te pikken zijn, is dit via eenbeeldverbinding vaak niet of slecht zichtbaar. Het is dan ook belangrijk omrecht in de camera of webcam te kijken. Gebruik dezelfde lichaamstaal engezichtsuitdrukkingen als in een face-to-facegesprek en wees extra alert opsignalen die je afgeeft die niet door alle deelnemers zichtbaar zijn.

6. Laat mensen uitspreken

‍Nog een ergernis die tijdens vergaderingen vaak voorkomt, is dat deelnemerselkaar onderbreken tijdens het spreken. Zeker als je elkaar niet ziet, gebeurthet geregeld dat deelnemers tegelijk reageren. Het is bij een onlinevergadering dan ook belangrijk om elkaar te laten uitspreken. Zoek naar eengoed moment om de ander te onderbreken. Je kunt er ook voor kiezen om eenvoorzitter of gespreksleider aan te wijzen die telkens noemt van wie hij of zijeen antwoord of reactie verwacht.

7. Let op de hardware-eisen

‍De programma´s voor video- en/of conference calls stellen veelalspecifieke eisen aan hardware. Smartphones, laptops, tablets en desktops moetendan ook uitgerust zijn met een goede camera en microfoon. Als je de keuze maaktvoor een specifiek programma voor op afstand vergaderen, check dan vooraf despecifieke eisen en zorg dat deze universeel inzetbaar zijn. Vraag eventueelaan de vergaderdeelnemers of hun devices voldoen aan de eisen.

8. Zorg voor goed internet

‍Vergaderen via een smartphone, laptop, tablet en/of desktop vraagt om een goedeinternetverbinding. Als een deelnemer een slechte verbinding heeft, verstoortdit al snel de hele vergadering. Vooral als het beeld en/of geluid hapert, kandat een grote impact hebben op de effectiviteit en efficiëntie van eenvergadering. Het hebben van 3G- en 4G-netwerken of sterke wifi zijn dus eenmust.

9. Vermijd achtergrond geluiden en afleidend beeld

‍Iedereen kent wel het bekende filmpje van een inhoudsdeskundige die via eenvideocall inbelt bij een live uitzending van een nieuwsprogramma en vervolgensgestoord wordt door één van zijn kinderen. Dat was niet alleen vervelend voorde inhoudsdeskundige, maar leidt voor de volgers van het nieuwsprogramma ookheel erg af. Vervelende achtergrondgeluiden zoals blaffende honden, huilendebaby’s, en een espressomachine die kabaal maakt, zijn dan ook een no-go voorvergaderen op afstand. Het is dus verstandig en belangrijk om een rustigeruimte op te zoeken zonder al te veel achtergrondgeluid én waar je nietplotseling gestoord wordt.

Realiseer je daarnaastdat bij vergaderen op afstand in beeld ook je kleding en achtergrond afleidendkunnen zijn. Als je op beeld goed wilt overkomen, is het belangrijk een rustige(opgeruimde) achtergrond te kiezen en kleding aan te trekken die niet te veelafleidt.

10. Wees geconcentreerd en houd het kort en bondig

‍Als deelnemer aan een online vergadering is het belangrijk focus te houden opde onderwerpen in de vergadering. Laat je niet afleiden en ga geen anderedingen doen, zoals je mail checken of actualiteiten volgen op internet. Onlinevergaderen vergt daarnaast meer concentratie van de deelnemers. Je bent snellerafgeleid en gaat eerder afdwalen van het onderwerp (bewust of onbewust). Houdje zinnen daarom kort en bondig. Merk je dat iemand is afgeleid, spreek depersoon dan hierop aan.

11.  Verhoog de relevantie met collaboration-tools

‍Veel nieuwe apps voor (video)conferencing beschikken over zogenaamdecollaboration tools. Met deze geïntegreerde programma’s kun je presentatiesen/of spreadsheets in een extra venster tonen of afspraken of documenten directdelen met de overige deelnemers. Dat is vooral handig om onderwerpen toe telichten of uit te leggen. Dit maakt het tevens makkelijker voor deelnemers omniet afgeleid te raken en verbetert de mogelijkheden om echt samen te werken.Zo kan je dus effectiever vergaderen.

Bonus tip: Vergeet het verslag niet

‍Bij vergaderingen op afstand wordt het opstellen van notulen vaak vergeten. Endat terwijl notulen misschien zelf nóg belangrijker zijn voor onlinebijeenkomsten. In een verslag is namelijk goed terug te lezen wie wat heeftgezegd en wat de actiepunten zijn. Notulen voor online vergaderingen zijn nietmoeilijker op te stellen dan ‘normale’ notulen. Ook voor het uitbesteden vanjouw verslaglegging zijn dezelfde opties mogelijk als bij ‘gewone’vergaderingen. Zo kan een notulist inbellen en de gehele vergadering ook opafstand volgen, of je maakt een opname van de video- en/of conference call ende notulist werkt een verslag op basis van de opname uit.

Bij NotuleerserviceNederland hebben we jarenlange ervaring met verschillende vormen vanvergaderingen, zo ook met vergaderingen op afstand. Wij kunnen u als geen anderondersteunen in dit digitale proces en hebben zowel notulisten alstranscribenten beschikbaar om uw online vergaderingen uit te werken tot eenverslag die geheel voldoet aan uw wensen!