Notuleerservice Nederland heeft 120 professionele notulisten die door heel Nederland voor verschillende organisaties notuleren en verslagen maken. Maar wat doet een professionele notulist nu eigenlijk? In dit interview met één van onze notulisten, Anna Smakman, leren wij het vak beter kennen, wordt het duidelijk welke eigenschappen belangrijk zijn en wat haar ervaringen zijn.
1. Hoe ben je terechtgekomen in het notulisten vak?
“Dat is eigenlijk een beetje toevallig gebeurd. Ik heb zelf jarenlang bij een grote bank gewerkt en dat stopte op een gegeven moment vanwege een reorganisatie en burn-out. Toen ben ik gestart met transcripties via transcriptieonline.nl. Dat heb ik ongeveer een jaar gedaan en toen werd ik benaderd voor een grote klus bij een bank met nog een aantal andere notulisten vanuit Notuleerservice Nederland. Ik ben toen met het ServiceTeam in gesprek geraakt en binnen no-time had ik mijn eerste klus al. Puur toeval dus!”
2. Wat is het belangrijkste dat je in je loopbaan hebt geleerd?
“Ik denk toch wel goed kunnen luisteren. Niet alleen in de letterlijke zin van horen, maar juist in de zin van wat er eigenlijk wordt gezegd en bedoeld; het achterhalen van de kernpunten van het verhaal.”
3. Wat vind je leuk aan notuleren?
“Dat zijn verschillende factoren. Ten eerste vind ik het erg leuk om met teksten bezig te zijn. Het leuke aan notuleren is ook dat je bij veel verschillende soorten organisaties binnenkomt.”
4. Hoe ziet de voorbereiding van een professionele notulist eruit?
“Het ligt er aan wat voort soort notulen ik maak. Ik probeer mij altijd te verdiepen in de materie van de vergadering. Als ik naar een nieuwe klant ga, kijk ik meestal ook op hun website om een beetje een idee te krijgen bij de klant. Daarnaast heeft iedere organisatie ook een eigen terminologie en daar probeer ik mij ook in te verdiepen. Vaak als je bij een nieuwe organisatie binnenkomt, hebben vergaderingen al een historie. Vaak gebruiken deelnemers dan terminologieën of afkortingen die iedereen begrijpt, maar jij als notulist, die er blanco in staat, (nog) niet. Door research te doen, probeer ik het verhaal altijd concreet te krijgen. Daarnaast is het belangrijk om niet te vergeten, goed uitgerust een vergadering binnen stappen!”
5. Waar begin je mee als je gaat notuleren tijdens de vergadering?
“Ik begin het notuleren voornamelijk met luisteren. Ik maak tijdens de vergadering aantekeningen van de hoofdpunten die besproken worden. Dan weet ik daarna bij het uitwerken wat de richtlijnen zijn. Als voorbereiding zorg ik er ook altijd voor dat ik de juiste lay-out heb. Ik kijk ook altijd naar de verslagen van de voorgangers, zodat ik een idee heb van hoe het verslag eruit hoort te zien. Ik vind het zelf altijd prettig als ik ergens nieuw ben, om na afloop te vragen of het verslag naar wens is geweest.”
6. Welke vergaderingen zijn lastig om te notuleren?
“Dat zijn de eerste vergaderingen bij een nieuwe organisatie, omdat je dan volledig nieuw de materie in gaat. Dat vergt toch wat inspanning om dat eigen te maken. Voor de rest heb ik nog geen lastige dingen meegemaakt. Ik kan me wel voorstellen als je een voorzitter hebt die de vergadering niet goed in de handen heeft en de vergadering alle kanten op gaat, het wel extra lastig wordt om de kernpunten eruit te halen.”
7. Heb je een leuke anekdote?
“Hele specifieke anekdotes heb ik niet, maar wat leuke ervaringen zijn, is dat ik bij elke organisatie goed wordt verwelkomd. Ik merk altijd dat de mensen erg blij zijn als ik er ben en mij goed ontvangen. Dat vind ik heel mooi om op te merken.”
8. Wat zijn eigenschappen die een notulist moet hebben?
“Dat je goed kan luisteren en goed zinsverbanden kan ontdekken. Ook moet je best een grote woordenschat hebben. Je komt in vergaderingen terecht met mensen van verschillende niveaus. Die gebruiken soms andere woorden. Daarnaast moet je ook heel precies en punctueel kunnen werken.”
9. Welk type verslag is volgens jou het makkelijkst om uit te werken en welke het moeilijkst?
“Ik ervaar zelf geen onderscheid in makkelijk en moeilijk wat betreft verslagen. Het is wel zo dat ik het de ene dag het leuker vind om een woordelijk verslag uit te werken en de andere dag wat meer creatief bezig wil zijn voor een samenvattend verslag.”
10. Wat kenmerkt een professionele notulist?
“Een professionele notulist moet ten eerste altijd zijn of haar werk goed kunnen uitvoeren. Ik denk ook dat je als notulist er representatief uit moet zien en je ook zo gedraagt. Iedere organisatie heeft een eigen behoefte aan verslaglegging en daar moet je op kunnen inspelen. Daarnaast moet je ook vermijden dat je op de automatische piloot komt te staan, maar altijd kritisch blijft luisteren naar de tekst om zo de kern uit het verhaal te kunnen halen en te bepalen wat belangrijk is.”
11. Wat is jouw gouden tip om een goede notulen op te kunnen maken?
“Luisteren is echt enorm belangrijk. Luisteren naar verschillende gradaties in een gesprek en wat daarachter zit, maar ook luisteren naar de organisatie en wat hun behoefte is.”
.svg)